Alacak takibi nasıl yapılır? Vadesi geçen alacağı tahsil etmenin 7 yolu
Vadeyi baştan yazmaktan yaşlandırmaya, hatırlatma mesajından ihtara: küçük işletmeler için geciken alacağı tahsil etmenin sıralı ve pratik yolu.
- Alacak takibi, satıştan sonra başlamaz; vade satış anında yazılırsa takip kolaylaşır.
- Hangi müşteriyi önce arayacağınızı yaşlandırma söyler: tutar büyük ve gecikme uzun olan önce.
- Hatırlatma, ekstre, telefon, ödeme planı ve sevkiyat kararı sırayla denenir; hukuki yol en sondadır.
Neden alacak gecikir?
Çoğu zaman müşteri kötü niyetli değildir. Fatura kaybolmuştur, vade hatırlanmamıştır, ödeme günü onun da nakdine denk gelmemiştir. Sizin işiniz, ödemeyi müşterinin yapılacaklar listesinin başına koymaktır. Aşağıdaki yedi adım bunu sırayla yapar.
1. Vadeyi satış anında yazın
"Ay sonu öder" sözü takip edilemez. Faturada ya da kayıtta vade tarihi açıkça yazsın: 30.11.2026. Vadesi belli olmayan alacak hiçbir listede "gecikmiş" görünmez.
2. Vadeden önce hatırlatın
Vadeden 3–5 gün önce kısa bir mesaj, gecikmelerin önemli kısmını baştan önler. Bu bir hatırlatma değil, bilgilendirmedir:
3. Yaşlandırmayla önceliği belirleyin
Bütün geciken müşterileri aynı anda aramak yerine alacağı yaşına göre ayırın:
| Yaş | Tutar | Ne yapılır |
|---|---|---|
| Vadesi gelmemiş | 84.300 ₺ | Vadeden önce hatırlatma |
| 1–30 gün | 41.200 ₺ | Mesaj ve ekstre |
| 31–60 gün | 26.900 ₺ | Telefon, ödeme tarihi sözü |
| 60 gün üstü | 18.400 ₺ | Ödeme planı, sevkiyat kararı |
Kural basit: tutar büyük ve gecikme uzun olan önce. 60 günü geçen alacak her hafta biraz daha zor tahsil edilir.
4. Güncel ekstreyle konuşun
"Borcunuz var" demek yerine ekstreyi gönderin: hangi fatura, hangi ödeme, kalan ne. Müşteri kendi kaydıyla karşılaştırır; arada fark varsa ortaya çıkar ve tartışma rakam üzerinden yürür.
5. Telefon edin, tarih alın
Mesajla gelmeyen ödeme çoğu zaman bir telefonla gelir. Görüşmenin tek amacı bir tarih almaktır: "Cuma günü 15.000 ₺ gönderiyoruz." Tarihi kayda yazın, o gün kontrol edin.
6. Ödeme planı ve sevkiyat kararı
Müşterinin gerçekten nakit sıkıntısı varsa tamamını beklemek yerine taksite bölün: haftalık sabit tutar, yazılı olarak. Aynı zamanda yeni sevkiyatı açık bakiyeye bağlayın: "Ödeme gelene kadar peşin çalışalım." Bu cümle kırıcı değil, iş kuralıdır; baştan söylenirse kimse alınmaz.
7. Hukuki yol (en son)
Diğer yollar tükenirse avukatınızla konuşun. Genellikle izlenen yol:
- İhtarname: noter aracılığıyla resmî ödeme çağrısı.
- İcra takibi: alacağın belgeleriyle (fatura, ekstre, sözleşme) icra dairesi üzerinden takip.
- Dava ve arabuluculuk: ticari bir alacak için dava açmadan önce arabulucuya başvurmak zorunludur (Türk Ticaret Kanunu m. 5/A).
Bu aşamada düzenli tutulmuş cari kayıt, gönderilmiş ekstreler ve mutabakat mektupları elinizi güçlendirir.
Bu bölüm genel bilgidir, hukuki tavsiye değildir; avukatınıza danışın.
Alacak takibinde sık yapılan hatalar
- Vadeyi kayda yazmamak.
- Yalnız para sıkışınca aramak; düzensiz takip müşteriye "acele etmeye gerek yok" mesajı verir.
- Tahsilatı geç işlemek; ödemiş müşteriyi aramak güveni zedeler.
- Çeki tahsil edilmiş saymak; vadesi gelmeden kasaya girmiş gibi plan yapmak.
- Bütün müşterilere aynı dille yazmak; 5 günlük gecikme ile 90 günlük gecikme aynı mesajı hak etmez.
Sık sorulan sorular
Alacak takibi ne sıklıkla yapılmalı?
Yaşlandırmaya haftada bir bakmak, vadesi yaklaşanlara her gün göz atmak yeterlidir.
Vadesi geçen alacağa faiz istenebilir mi?
Ticari ilişkide sözleşmeye ve ilgili mevzuata bağlıdır; tutar ve oran için avukatınıza ya da mali müşavirinize danışın.
Müşteri "fatura bize ulaşmadı" derse?
Faturanın kopyasını ve güncel ekstreyi hemen gönderin; e-Fatura kullanıyorsanız faturanın alıcıya ulaştığı kayıtlıdır.