Cari hesap ekstresi nedir, nasıl hazırlanır ve gönderilir?

Cari hesap ekstresi nedir?

Cari hesap, bir firmayla aranızdaki açık hesaptır. Siz mal satarsınız, o ödeme yapar; ya da siz alırsınız, siz ödersiniz. Ekstre bu hesabın belirli bir dönemdeki dökümüdür.

Bankanın hesap dökümünü düşünün: hangi gün ne girdi, ne çıktı, sonunda ne kaldı. Cari hesap ekstresi aynısını tek bir müşteri ya da tedarikçi için yapar. Genellikle hesabı tutan taraf, yani mal ya da hizmeti satan işletme hazırlar ve müşterisine gönderir.

Ekstrede neler yazar?

Karşı tarafın kendi defteriyle satır satır karşılaştırabilmesi için şu bilgiler eksiksiz olmalıdır:

• Sizin firma bilgileriniz: unvan, vergi dairesi ve numarası, iletişim.
• Karşı tarafın unvanı ve vergi numarası.
• Dönem: örneğin 01.10.2026–31.10.2026.
• Devreden bakiye: dönem başındaki bakiye. Bir önceki ekstrenin son satırıyla aynı olmalıdır.
• Hareketler: tarih, belge türü (fatura, iade, tahsilat, çek), belge numarası, açıklama, borç, alacak ve her satırdan sonraki bakiye.
• Dönem sonu bakiyesi ve yönü: "B" (borç) ya da "A" (alacak).
• Hazırlanma tarihi.

Örnek ekstre ve okunuşu

Bir gıda toptancısının müşterisi Yıldız Market'e gönderdiği Ekim ekstresi:

Nasıl okunur? Borç sütunu müşteriyi size borçlandıran hareketlerdir: satış faturası. Alacak sütunu borcu azaltan hareketlerdir: tahsilat, iade, alınan çek. Bakiyenin yanındaki B, müşterinin size borçlu olduğunu gösterir.

Kontrolü basittir: devreden + dönem borcu − dönem alacağı = dönem sonu bakiyesi. Örnekte 18.500 + 40.480 − 39.744 = 19.236 ₺.

Müşteri aynı hesabı kendi defterinde tersinden görür: sizin "borç" yazdığınız fatura onun defterinde size olan borcunu artıran satırdır.

Adım adım hazırlama

1. Dönemi belirleyin. Düzenli müşteride genellikle bir ay; seyrek çalışılan müşteride son ödemeden bugüne.
2. Devreden bakiyeyi kontrol edin. Önceki ekstrenin son bakiyesiyle aynı değilse önce aradaki farkı bulun.
3. Eksik belge bırakmayın. Kesilmiş ama işlenmemiş fatura, iade ve alınan çekler ekstreye girmeden göndermeyin.
4. Tahsilatı doğru tarihe yazın. Havalede paranın hesabınıza geçtiği gün esas alınır.
5. Bakiyeyi formülle doğrulayın. Devreden + borç − alacak = dönem sonu.
6. Değiştirilemeyen bir dosya gönderin. Firma bilgilerinizi taşıyan bir PDF, elle düzenlenebilen tablodan daha az soruya yol açar.

Ne zaman gönderilir?

• Ay sonunda: düzenli çalıştığınız müşterilere her ayın ilk haftasında.
• Vadeden 3–5 gün önce: hatırlatma niyetiyle; ödeme günü sürpriz olmaz.
• Tahsilat geciktiğinde: kibar bir mesaj ve güncel ekstre, "bakiyemiz bu, kontrol eder misiniz?"
• Yıl sonunda: bakiyeleri karşı tarafla teyit etmek için; mali müşavirinizin isteyeceği ilk belgelerden biridir.

Ekstreyi yalnız para geciktiğinde gönderirseniz müşteri bunu baskı olarak algılar. Her ay gönderilen ekstre ise işin düzenidir.

Örnek mesaj

Müşteri "bizde farklı görünüyor" derse

Farkların çoğu aynı birkaç nedenden çıkar:

• Ay sonunda kesilen bir fatura karşı tarafta ertesi aya işlenmiştir.
• İade faturası bir tarafta kayıtlı, diğerinde değildir.
• Havale bir tarafta gönderildiği gün, diğerinde hesaba geçtiği gün yazılmıştır.
• Çek bir tarafta alındığı gün, diğerinde tahsil edildiği gün düşülmüştür.
• Fiyat ya da iskonto farkı vardır.

Yöntem değişmez: iki taraf aynı dönemi satır satır karşılaştırır, farkı yaratan belge bulunur, eksik olan taraf kaydeder ve güncel ekstre yeniden gönderilir. Yıl sonunda bakiyeyi yazılı olarak teyit etmek için ayrıca mutabakat mektubu gönderilir; karşı taraf "mutabıkız" ya da "değiliz, bizdeki bakiye şu" diye imzalayıp geri döner.

Sık yapılan hatalar

• Devreden bakiyeyi kontrol etmeden göndermek.
• Bakiyenin yönünü yazmamak: 19.236 ₺, ama kim kime borçlu?
• Belge numarası olmadan yalnız açıklama yazmak; karşı taraf satırı bulamaz.
• Alınan çek ve senetleri ekstrede hiç göstermemek.
• Tabloda toplamı elle almak; bir satır kayınca bütün bakiye yanlış çıkar.

Sık sorulan sorular