Ön muhasebe nedir, ne iş yapar? Genel muhasebeden farkı
Ön muhasebe hangi işleri kapsar, genel muhasebeden farkı ne, işletme sahibi neyi kendisi yapar, neyi mali müşavire bırakır? Sade ve örnekli anlatım.
- Ön muhasebe, işletmenin günlük para ve mal hareketlerinin kaydıdır: fatura, tahsilat, ödeme, kasa, banka, stok, cari, gider.
- Genel muhasebe ise bu kayıtlardan yasal defterleri, beyannameleri ve mali tabloları hazırlayan, mali müşavirin yürüttüğü kısımdır.
- İyi tutulmuş ön muhasebe hem işletme sahibine her gün doğru rakamı verir hem de mali müşavirin işini hızlandırır.
Ön muhasebe nedir?
Bir işletmede her gün yaşanan şeylerin kaydıdır: kime ne sattınız, kimden ne aldınız, kim ne ödedi, kasada ne var, rafta ne kaldı, bu ay hangi giderler oldu. Bu kayıtlar işletmenin içinde, işin yapıldığı anda tutulur; genel muhasebenin hammaddesidir.
Ön muhasebe hangi işleri kapsar?
| İş | Örnek |
|---|---|
| Satış ve fatura | Teklif, sipariş, fatura, iade |
| Cari takip | Müşteri alacakları, tedarikçi borçları, ekstre, vade |
| Tahsilat ve ödeme | Nakit, kredi kartı, havale, çek ve senet |
| Kasa ve banka | Günlük kasa, banka hareketleri, POS hakedişi |
| Alış ve stok | Alış faturası, stok giriş-çıkış, sayım, zayi |
| Gider ve gelir | Kira, enerji, kargo; satış dışı gelirler |
| Personel | Puantaj, avans, maaş ödemesi |
| Raporlama | Kâr-zarar, KDV özeti, nakit akışı, yaşlandırma |
Ön muhasebe ile genel muhasebe arasındaki fark
| Ön muhasebe | Genel muhasebe | |
|---|---|---|
| Amaç | İşi yönetmek: kim borçlu, kasada ne var, kâr ne | Yasal yükümlülük: defter, beyanname, mali tablo |
| Kim yapar | İşletme (sahibi, ön muhasebe elemanı) | Mali müşavir |
| Ne zaman | Her gün, işin yapıldığı anda | Ay ve yıl sonunda |
| Çıktı | Ekstre, kasa, stok, kâr-zarar, nakit akışı | Yevmiye defteri, defter-i kebir, mizan, beyanname, bilanço |
Kısacası: ön muhasebe işletmenin bugününü, genel muhasebe yasal kaydını tutar. İkisi birbirinin yerine geçmez; ön muhasebe ne kadar düzenliyse genel muhasebe o kadar hızlı ve hatasız olur.
Ön muhasebe elemanı ne iş yapar?
Daha büyük işletmelerde bu işleri bir ön muhasebe elemanı yürütür: faturaları keser ve işler, tahsilatı takip eder, kasayı ve bankayı tutar, ay sonunda belgeleri mali müşavire hazırlar. Küçük işletmede bu işin çoğunu işletme sahibi yapar; doğru bir programla günde 15–20 dakikaya iner.
Ön muhasebe nasıl tutulur?
- Defter ve Excel: başlangıç için yeterlidir; işlem arttıkça aynı bilginin iki yere yazılması ve hata riski büyür.
- Ön muhasebe programı: fatura kesildiğinde stok düşer, cari borçlanır, KDV hesaplanır; aynı bilgi bir kez girilir.
İyi ön muhasebenin işaretleri
- Her kayıt belgeye dayanır ve aynı gün girilir.
- "Kim ne kadar borçlu" sorusunun cevabı tek bakışta görülür.
- Kasa her akşam tutar.
- Ay sonunda mali müşaviriniz eksik belge istemez.
- Kârınızı ay bitmeden yaklaşık olarak bilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Ön muhasebe zorunlu mu?
"Ön muhasebe" adıyla ayrı bir yasal zorunluluk yoktur; ama faturaların düzenlenmesi, belgelerin saklanması ve mali müşavire doğru bilginin verilmesi işletmenin sorumluluğudur. Bunun düzenli yolu ön muhasebedir.
Ön muhasebeyi kendim yapabilir miyim?
Evet. Küçük ve orta işletmelerin çoğunda işletme sahibi ya da bir çalışan yapar; beyanname ve yasal defterler mali müşavirde kalır.
Ön muhasebe programı mali müşavirin yerini alır mı?
Hayır. Program günlük kaydı tutar ve raporlar; beyanname, yasal defter ve vergi danışmanlığı mali müşavirin işidir.