Kasa defteri nasıl tutulur? (örnekli)
Kasa defterinde neler yazar, devreden bakiye nasıl taşınır, gün sonu kasa sayımı nasıl yapılır? Örnek tabloyla, nakit-POS-yemek kartı ayrımıyla.
- Kasa defteri, kasaya giren ve çıkan her nakdin tarih sırasıyla kaydıdır; her satırın bir belgesi olur.
- Formül tektir: devreden + girişler − çıkışlar = kasada olması gereken.
- Gün sonunda kasa sayılır; fark varsa aynı gün bulunur ya da gerekçesiyle kaydedilir.
Kasa defteri nedir?
İşletmenin elindeki nakdin hesabıdır. Satıştan gelen para, tedarikçiye ödenen nakit, kira, personele verilen avans; kasadan geçen her kuruş bir satır olur. Banka hesabı ve kredi kartı tahsilatı (POS) kasa değildir; onlar ayrı hesaplarda izlenir.
Örnek kasa defteri (bir gün)
| Saat | Açıklama | Belge | Giriş | Çıkış | Kalan |
|---|---|---|---|---|---|
| 08:30 | Devreden (dün akşamdan) | — | 4.250,00 | ||
| 10:15 | Peşin satış | Fiş 0412 | 1.860,00 | 6.110,00 | |
| 11:40 | Tedarikçiye nakit ödeme | Makbuz Ö-88 | 3.000,00 | 3.110,00 | |
| 13:05 | Peşin satış | Fiş 0418 | 2.340,00 | 5.450,00 | |
| 15:30 | Kargo ücreti | Fiş K-221 | 180,00 | 5.270,00 | |
| 17:00 | Çalışana avans | Avans makbuzu | 1.000,00 | 4.270,00 | |
| 18:30 | Bankaya yatırılan | Dekont | 3.000,00 | 1.270,00 | |
| Gün sonu | 4.200,00 | 7.180,00 | 1.270,00 |
Kontrol: 4.250 + 4.200 − 7.180 = 1.270 ₺. Gün sonunda kasada 1.270 ₺ sayılmalıdır.
Adım adım kasa defteri
- Günü devreden bakiyeyle açın. Dünün akşam sayılan tutarı bugünün ilk satırıdır.
- Her nakit hareketini anında yazın. Akşama bırakılan kayıt unutulur.
- Her satırın bir belgesi olsun: fiş, fatura, makbuz, dekont.
- Nakdi ayırın. Kredi kartıyla alınan para kasaya değil POS hesabına, yemek kartı ayrı hesaba yazılır. Hepsi aynı kasaya yazılırsa akşam asla tutmaz.
- Bankaya yatırılan parayı çıkış yazın (ve bankaya giriş). Bu bir gider değil, iki hesap arasında virmandır.
- Gün sonu sayımı yapın. Sayılan tutar ile defterdeki kalan aynı olmalı.
Kasa tutmazsa
Fark çıktığında önce şunlara bakın:
- POS ile alınan bir tahsilat yanlışlıkla nakit yazılmış mı?
- Para üstü hatası ya da yanlış girilmiş tutar var mı?
- Belgesi olmayan bir ödeme (kargo, temizlik, çay) kaydedilmemiş mi?
Bulunamayan fark kasa farkı olarak, tarihi ve gerekçesiyle kaydedilir. Fark her gün çıkıyorsa bu bir süreç sorunudur; kimin kasaya baktığını ve kaydın ne zaman yapıldığını gözden geçirin.
Sık sorulan sorular
Kasa defteri Excel'de tutulabilir mi?
Tek kasa ve az hareket için tutulabilir. Satış ve ödemeler ayrı yerde kaydedildiğinde aynı tutar iki kez yazılır ya da hiç yazılmaz; asıl sorun buradan çıkar.
Kasa eksik çıkarsa ne yapmalıyım?
Önce POS ve yemek kartı karışıklığını, sonra belgesiz ödemeleri kontrol edin. Bulunamayan farkı gerekçesiyle kasa farkı olarak kaydedin.
Kasada ne kadar nakit tutulmalı?
Günlük ödemeleri karşılayacak kadarı yeterlidir; fazlası bankaya yatırılmalı, hem güvenlik hem takip için.