Stok takibi nasıl yapılır? Küçük işletmeler için adım adım
Ürün kartından sayıma, kritik stoktan zayiye: küçük işletmede stok takibini doğru kurmanın adımları, Excel'in sınırları ve sık yapılan hatalar.
- Stok takibinin temeli doğru ürün kartıdır: tek ad, tek temel birim, barkod ve maliyet.
- Stok yalnız belgeyle değişir: alış faturası artırır, satış azaltır; sayım farkı ve zayi ayrı kaydedilir.
- Ayda bir sayım yapmayan işletme, stoğunu değil tahminini takip eder.
Stok takibi neden önemli?
Stok, kasadaki para gibidir; yalnız rafta durur. Eksik stok satış kaçırtır, fazla stok parayı bağlar, takip edilmeyen fire de kârı sessizce yer. Restoranda bir kasa domatesin, toptancıda bir palet yağın nereye gittiğini bilmek, ay sonu kârın gerçek olup olmadığını belirler.
1. Ürün kartlarını doğru açın
Her ürün bir kez ve tek adla açılır. "Ayçiçek Yağı 5L", "Ayç. yağı 5 lt" ve "yağ 5L" üç ayrı ürün olursa stok hiçbir zaman tutmaz.
Ürün kartında olması gerekenler:
- Ad, kod ve barkod
- Temel birim (adet, kg, litre) ve varsa ek birim: 1 koli = 12 adet
- KDV oranı
- Alış ve satış fiyatı
- Kritik stok seviyesi
2. Açılış stoğunu sayarak girin
Takibe başladığınız gün elinizdeki malı sayın ve açılış stoğu olarak girin. Tahminle başlayan stok, ilk sayımda zaten yanlış çıkar.
3. Her hareketi belgeyle işleyin
| Hareket | Belge | Stok |
|---|---|---|
| Mal geldi | Alış faturası | Artar |
| Mal satıldı | Satış faturası / fiş | Azalır |
| Müşteri iade etti | İade faturası | Artar |
| Tedarikçiye iade | İade faturası | Azalır |
| Bozuldu, kırıldı | Zayi kaydı | Azalır |
| Sayımda fark çıktı | Sayım farkı kaydı | Artar ya da azalır |
Belgesiz stok değişikliği ("şunu bir düzelteyim") takibin sonudur. Her düzeltme gerekçesiyle kaydedilmelidir.
4. Kritik stok seviyesini belirleyin
Her ürün için "bunun altına düşerse sipariş ver" miktarını yazın. Hesap basittir: günlük ortalama satış × tedarik süresi (gün) + güvenlik payı. Günde 8 koli satılan ve 3 günde gelen ürün için kritik seviye en az 24 koli, güvenlik payıyla 30 koli olur.
5. Düzenli sayım yapın
- Hızlı dönen ürünleri haftada, diğerlerini ayda bir sayın.
- Sayım listesinde sistemdeki miktar yanında görünsün; fark anında hesaplansın.
- Sayılmayan ürünü sıfır yazmayın; boş bırakın.
- Farkı sayım farkı olarak kaydedin; zayi (bozulan, kırılan) ayrı kaydedilir. İkisi de kâr-zarara gider olarak yansır.
6. Maliyeti doğru hesaplayın
Ürünün maliyeti yalnız fatura fiyatı değildir. Nakliye, ÖTV gibi alışa bağlı giderler de maliyete girer. Fiyat değiştikçe ortalama maliyet yöntemi (eldeki stoğun ağırlıklı ortalaması) küçük işletme için en anlaşılır olanıdır. Doğru maliyet olmadan ürün kârlılığı hesaplanamaz.
Excel'le stok takibi ne zaman yetmez?
Excel; 30–50 ürün ve günde birkaç hareketle iş görür. Şu noktalarda zorlanır: satış faturası ayrı yerde kesildiği için stok elle düşülür ve unutulur; aynı dosyayı iki kişi açınca kayıt kaybolur; koli-adet çevrimi formülle yapılır ve formül kayar; maliyet ve kârlılık için ayrı tablolar gerekir. Satışla stoğun aynı kayıtta değiştiği bir program bu adımları ortadan kaldırır.
Sık yapılan hatalar
- Aynı ürünü birden çok adla açmak.
- Koliyi adet yerine stoklamak.
- Zayiyi kaydetmeyip sayımda "fark" diye kapatmak.
- İadeyi stoğa geri almamak.
- Sayımı yıl sonuna bırakmak.
Sık sorulan sorular
Stok takibine nereden başlamalıyım?
Ürün listenizi temizleyin (tek ad, tek birim), sayın ve açılış stoğunu girin. Sonra her alış ve satışı belgeyle işleyin.
Hizmet satıyorum, stok takibi gerekir mi?
Hizmetin stoğu olmaz; ama hizmette kullandığınız malzeme (yedek parça, sarf) stok olarak izlenebilir.
Sayım farkı neden önemli?
Sayım farkı, kâğıt üzerindeki kârla gerçek kâr arasındaki farktır. Kaydedilmezse kârınız olduğundan yüksek görünür.